Introducción a la gestión de adquisiciones

¿Qué es la gestión de adquisiciones?

La gestión de adquisiciones se refiere al método de garantizar que exista una forma eficaz de adquirir los suministros de bienes y servicios necesarios para el éxito de los proyectos y procesos de una organización. También conocido como proceso Source-to-Settle (S2S), este enfoque ayuda a las organizaciones a integrar sus fases de aprovisionamiento y compra.

¿Por qué es importante la gestión de adquisiciones?

Las compras y la gestión de la cadena de suministro van de la mano. El primero garantiza que todos los bienes y servicios que necesita una organización se adquieren adecuadamente, mientras que el segundo es el proceso de transformar y distribuir eficazmente esos bienes y servicios en productos a los clientes. De ahí que la gestión de las adquisiciones sea clave para garantizar el buen funcionamiento y el éxito de ambas funciones.

Dado que las compras desempeñan un papel fundamental en la salud financiera y el rendimiento general de una organización, es necesario gestionar eficazmente esta función para ayudar a racionalizar las actividades y procesos que conlleva.

Por ejemplo, aplicar buenas estrategias de gestión de compras adaptadas a la empresa es esencial para una facturación y un seguimiento de los gastos eficientes. Las empresas también pueden descubrir oportunidades y eliminar actividades de poco valor para mejorar sus procesos de gestión de compras y sus relaciones con los proveedores. De este modo, el ahorro de costes puede preverse y tenerse en cuenta durante la planificación estratégica.

La gestión eficaz de los procesos de adquisición también contribuye a la eficiencia con la que las partes interesadas de la organización pueden abordar los problemas y mitigar los riesgos que puedan surgir durante cada etapa o paso.

Principales ventajas

Ahora bien, ¿en qué beneficia a las empresas una gestión eficaz de las compras? He aquí algunas áreas en las que tiene un impacto significativo:

Aprovisionamiento estratégico

Parte del plan de gestión de compras de una organización consiste en identificar y seleccionar proveedores externos. Ser capaz de establecer sus criterios y directrices sobre planes de aprovisionamiento eficaces es útil para aplicar estrategias de aprovisionamiento que estén alineadas y sean valiosas para su organización.

Compras optimizadas

Un proceso de compras ineficaz puede provocar retrasos sustanciales en la adquisición de los bienes y servicios que su organización necesita para la fase de producción. Para evitarlo, la gestión de compras ayuda a estandarizar sus flujos de trabajo de solicitud de compra, aprobación y finalización.

Gestión proactiva de riesgos

Las organizaciones deben mantener siempre bajo control sus relaciones con los proveedores para contribuir a mitigar los riesgos que entrañan los costes y gastos imprevistos. Aparte de eso, la incorporación de las mejores prácticas en la forma de gestionar su proceso de adquisición le permite mejorar la gestión del inventario y la planificación de contingencias.

Costes reducidos

Disponer de un modo eficaz de gestionar las actividades de adquisición también puede suponer un ahorro de costes. Garantizar la existencia de un sistema ayuda a evitar retrasos, redundancias y prácticas de contratación ineficaces. De este modo, pueden eliminarse procesos adicionales y la necesidad de pasar por las etapas anteriores.

Lista sostenible de proveedores

Asegurarse de que se asocia con proveedores con su propia estrategia sostenible puede ayudarle a apoyar su propia estrategia. De ahí la importancia de trabajar con proveedores que mantengan un código de conducta ético. Además, colaborar con terceros proveedores puede reducir el impacto global de sus actividades empresariales en el medio ambiente.

Pasos

Como proceso global, la gestión de la contratación pública conlleva varias etapas y actividades en cada una de ellas. En sentido general, he aquí los 8 pasos de la gestión de compras:

8 pasos de la gestión de adquisiciones | SafetyCulture

1. Planificación

Este paso gira en torno al proceso de identificar la necesidad del producto o servicio para poder planificar los detalles concretos. Además, aquí es donde se realiza la previsión basada en las proyecciones actuales o existentes y en los datos históricos sobre cómo se pedirán los suministros para el producto o servicio.

2. Identificación y selección de proveedores

En este paso se trata de garantizar que los proveedores cumplen los requisitos de sus productos. La identificación y selección de proveedores puede basarse en sus relaciones establecidas con los vendedores, en la búsqueda de otros nuevos y en la solicitud de pedidos.

3. Negociación y contratación

La licitación competitiva es una de las formas en que las organizaciones pueden llevar a cabo sus negociaciones con los proveedores cuando se trata de obtener el mejor precio y las mejores condiciones para sus productos. Los proveedores presentan sus ofertas a las empresas y, a continuación, éstas presentan sus necesidades. La finalización y firma del contrato tendrá lugar una vez que se hayan acordado todos los términos y condiciones.

4. Compras

En esta fase, la creación de órdenes de compra es imprescindible para realizar un seguimiento eficaz de las compras y los gastos de una empresa. La orden de compra es un documento que define el precio exacto, las especificaciones del producto, los artículos, las cantidades y las condiciones de los productos que se compran o suministran.

Para guiarle, aquí tiene un modelo de orden de compra que puede descargar y utilizar.

5. Agilizar

En función de las necesidades de su empresa, puede ser necesario acelerar los pedidos. Algunos factores que contribuyen a ello son los cambios de calendario, la demanda de productos y otras circunstancias imprevistas.

6. Recepción e inspección de compras

Una vez entregada la mercancía, debe procederse al acuse de recibo y a la inspección. La orden de compra debe cotejarse con los suministros recibidos para ver si hay discrepancias o errores. En cualquier caso, deben crearse y presentarse informes para su correcta documentación.

7. Facturación y pago

El siguiente paso es compensar las facturas y alinearlas con las cuentas por pagar. Son cruciales para completar la compra.

8. Gestión de registros y relaciones

Por último, llevar un registro de todos los procesos es importante no sólo para controlar los gastos, sino también a efectos fiscales y de auditoría. Además, la documentación ofrece a las empresas la oportunidad de evaluar los datos y dar su opinión a los proveedores.

Para ayudarle a promover la eficiencia en su sistema de gestión de adquisiciones, es imprescindible tener y utilizar una lista de comprobación de adquisiciones. Como son muchas las etapas, es posible que se pasen cosas por alto, lo que puede poner en peligro la calidad de sus procesos. Desde el punto de vista empresarial, esto puede suponer retrasos en la producción, el riesgo de no cumplir las expectativas de los clientes y mayores costes debido a la ineficacia.