Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’inventaire informatique ?
Un logiciel de gestion d’inventaire du parc informatique est un outil utilisé par les administrateurs et les responsables des technologies de l’information (TI) pour gérer le stockage, l’entretien, le suivi et la surveillance du matériel et des logiciels informatiques utilisés par les organisations dans le cadre de leurs activités.
Quelle est la différence entre la gestion informatique des stocks et les autres types de gestion des stocks ?
La gestion des stocks informatiques peut sembler identique à d’autres types de gestion des stocks, mais il existe des différences cruciales.
Gestion des stocks informatiques | Autres types de systèmes de gestion des stocks |
Les administrateurs et les responsables informatiques sont chargés de la gestion de l’inventaire des ordinateurs. | Selon le secteur d’activité et l’intention de stockage, la gestion des stocks relève de la responsabilité des gestionnaires de stocks ou des responsables d’entrepôts. |
La gestion de l’inventaire informatique implique le stockage sécurisé et la maintenance du matériel et des logiciels informatiques. | La gestion des stocks concerne généralement les stocks de marchandises destinées à la vente au détail. Un autre type est l’inventaire des actifs que les entreprises utilisent dans le cadre de leurs activités. |
Le matériel informatique et les logiciels sont contrôlés afin de s’assurer que leur état actuel et leur désignation exacte sont connus et qu’ils sont à jour, sécurisés et en bon état de fonctionnement. | Les stocks destinés à la vente au détail doivent être constamment réapprovisionnés pour répondre à la demande des consommateurs, tandis que les actifs de l’entreprise en stock sont contrôlés et conservés. |
Quels sont les défis ?
La gestion des stocks d’ordinateurs est une responsabilité essentielle pour aider une entreprise à rester opérationnelle tout au long de l’année, et les administrateurs informatiques sont confrontés à des défis quotidiens. Voici quelques-uns des défis que pose la gestion des stocks informatiques :
Suivi des actifs
L’inventaire du parc informatique implique de connaître l’emplacement physique ou virtuel exact de chaque matériel ou logiciel informatique ainsi que son état actuel. Plus une entreprise est grande, plus son fonctionnement est complexe et plus elle a besoin de matériel informatique et de logiciels pour fonctionner. Tous ces actifs informatiques doivent être comptabilisés et suivis par les administrateurs informatiques, une responsabilité qui peut être plus facile à assumer en utilisant le bon logiciel.
Tenue de registres
L’archivage peut être simple et direct – enregistrer les noms des ordinateurs, les modèles, les numéros de série, les numéros de lot, les unités, celles qui ne sont pas utilisées et les utilisateurs désignés – ou difficile et complexe en fonction de la taille de l’organisation et de la nature des opérations. L’archivage peut être particulièrement difficile s’il est effectué sur papier, un mode d’archivage qu’il est difficile de maintenir si une entreprise a l’intention de se développer ou si elle a une activité complexe qui nécessite une rapidité et une efficacité que seul l’archivage numérique peut offrir.
Maintenance
Non seulement l’état et l’emplacement du matériel et des logiciels informatiques doivent être connus et enregistrés, mais les administrateurs informatiques doivent veiller à ce que les ordinateurs et leurs composants soient correctement entretenus afin qu’ils fonctionnent en permanence de manière optimale. La qualité du matériel doit pouvoir répondre aux exigences des opérations, tandis que le logiciel doit être compatible avec le matériel existant et, idéalement, avec la version la plus récente. L’utilisation d’une plateforme permettant d’enregistrer et de suivre correctement les informations, ainsi que d’automatiser les rappels et les notifications pour les tâches, peut aider les administrateurs informatiques à savoir quand la maintenance doit être effectuée.
Comment gérer l’inventaire des ordinateurs ?
Compte tenu des multiples tâches et responsabilités qu’implique l’inventaire du parc informatique, il est utile de prendre du recul et de vérifier quels sont les éléments les plus élémentaires à contrôler et comment ils peuvent être exécutés de manière plus efficace. Voici quelques conseils sur la manière de gérer l’inventaire des ordinateurs :
Obtenez l’outil qui vous convient le mieux
Qu’il s’agisse d’une petite, d’une moyenne ou d’une grande entreprise, il est essentiel d’obtenir le logiciel de gestion d’inventaire informatique idéal pour l’organisation afin de rendre les responsabilités plus faciles à gérer pour les administrateurs informatiques. Si vous recherchez une plateforme mobile, avec des enregistrements sécurisés, basée sur le Cloud et sans papier, qui automatise les notifications pour la maintenance et d’autres tâches, qui s’intègre à d’autres logiciels et qui peut être utilisée par l’ensemble de l’équipe informatique, une plateforme mobile comme SafetyCulture est la meilleure option pour aider la direction informatique à s’assurer que l’inventaire des ordinateurs est géré efficacement.
Constituer une équipe responsable
La gestion de l’inventaire informatique ne consiste pas seulement à choisir les meilleurs outils et systèmes qui conviendront le mieux à votre entreprise, mais aussi à sélectionner et à former le personnel adéquat à qui l’on peut confier des tâches et des responsabilités importantes dans le domaine de l’informatique. Déployés avec une formation adéquate et des outils de formation efficaces, les professionnels de l’informatique peuvent aider les administrateurs informatiques à assumer des responsabilités qui contribuent à une gestion efficace de l’inventaire des ordinateurs. Un logiciel d’assistance informatique efficace serait idéal pour gérer et hiérarchiser les responsabilités.
Utiliser des listes de contrôle et des formulaires d’inventaire numériques
L’époque où les formulaires papier suffisaient pour les différents types de gestion des stocks est révolue. Lorsque vous avez besoin de sécuriser et de récupérer des informations rapidement et à tout moment, vous devez vous assurer que vous utilisez des outils fiables pour ce travail. L’utilisation de listes de contrôle et de formulaires numériques à l’aide d’une application telle que SafetyCulture peut vous donner accès à une variété de listes de contrôle et de formulaires de meilleures pratiques utilisés dans de nombreux secteurs pour l’acquisition, la maintenance et le déploiement d’ordinateurs. Et le plus beau, c’est que vous pouvez les télécharger et les utiliser gratuitement !
Utiliser SafetyCulture
La nature de la gestion de l’inventaire informatique comporte des défis, mais les administrateurs informatiques qui utilisent le bon logiciel n’ont pas besoin de se compliquer la tâche. Avec SafetyCulture comme logiciel de gestion de l’inventaire informatique, les administrateurs informatiques peuvent utiliser leurs appareils mobiles ou leurs ordinateurs pour saisir et enregistrer des informations sur le matériel et les logiciels, vérifier la qualité et les performances des équipements, inspecter les installations de stockage, utiliser des listes de contrôle et des formulaires numériques, et soumettre des rapports sur place. SafetyCulture peut également s’intégrer à des plateformes existantes pour une gestion plus transparente de l’inventaire informatique.
