Créer une culture d'amélioration continue au sein d'une organisation

Qu’est-ce qu’une culture d’amélioration continue ?

Une culture d’amélioration continue (CIC) est un environnement dans lequel les employés sont encouragés à identifier les domaines qui nécessitent une amélioration et à travailler en collaboration pour développer des solutions. Elle est considérée comme un système de mentalités et d’attitudes communes que l’on peut déceler chez tous les membres de l’organisation en mettant en pratique des valeurs et des principes. Une organisation qui possède une culture de l’amélioration continue est composée d’employés qui ont une attitude de questionnement et de curiosité, combinée à des managers qui récompensent l’expérimentation, considèrent les échecs comme une occasion positive d’apprendre et forment les membres de leur équipe à la résolution professionnelle des problèmes, avec la capacité d’identifier et d’éliminer les gaspillages de processus.

Importance

Une culture de l’amélioration continue est d’une importance capitale pour les individus, les équipes et les organisations qui visent le succès et la croissance à long terme. Voici quelques raisons essentielles pour lesquelles elle revêt une grande importance, tant à court qu’à long terme :

• Stimule l’engagement et la fidélisation des employés

• Améliore la satisfaction des clients

• Amélioration de l’efficacité et de la productivité

• Encourager l’innovation

• Promouvoir l’apprentissage et le développement

• Favorise une culture de la transparence et de la responsabilité

• Faciliter la gestion du changement

À quoi ressemble une culture d’amélioration continue ?

L’instauration d’une culture de l’amélioration continue doit être intentionnelle. Elle doit être fondée sur des principes, soutenue par des outils et des processus, et renforcée par des incitations. Étant donné que le fondement de la culture d’une entreprise se trouve dans ses valeurs et ses principes directeurs, ceux-ci doivent servir de rappels constants lors de la prise de décisions et de l’engagement des employés. Des principes tels que le respect des personnes, l’intolérance au gaspillage, l’offre d’une valeur maximale aux clients et le goût de l’action constituent un bon point de départ. Une fois que les principes directeurs et les valeurs sont établis, ils doivent être mis en œuvre. Cela est facilité par les processus et les outils qui sont mis en œuvre pour manifester la culture. Il est donc essentiel de noter qu’il faudra investir du temps et des ressources pour obtenir des résultats tangibles. Enfin, les informations recueillies doivent être rendues visibles à tous et faire l’objet de discussions fréquentes en public et dans de multiples forums. Des incitations doivent également être accordées sur la base de critères alignés sur les objectifs de l’entreprise. De même, les employés doivent être reconnus pour leurs efforts et constamment encouragés à trouver de nouvelles façons d’éliminer les gaspillages et d’améliorer la valeur pour le client.

Processus

Étapes de la création d’une culture d’amélioration continue

Les organisations peuvent utiliser ce processus général, étape par étape, pour créer une culture de l’amélioration continue :

1. La stratégie

Lorsque vous élaborez votre stratégie pour créer une culture de l’amélioration continue, vous devez vous assurer que certains éléments essentiels sont présents. Tout d’abord, l’amélioration continue doit être pilotée par la ligne de front ou par vos employés sur le terrain. Ce sont eux qui doivent identifier les problèmes, développer et mettre en œuvre les améliorations. Ensuite, il incombe à la direction de générer un message omniprésent de « Pourquoi » autour d’un sentiment d’urgence pour que la ligne de front reste engagée et stimulée à agir.

2. La communication

Les dirigeants doivent être en mesure de communiquer clairement les valeurs, la mission et les objectifs de l’organisation à ses employés, et ce message peut être adapté et personnalisé en fonction des différents publics, en amont, en aval et dans l’ensemble de l’entreprise.

3. Données et informations

La capacité à recueillir des informations fiables est le moteur d’une culture d’amélioration continue. Lorsque les travailleurs sont bien formés, confiants et compétents, ils disposent des connaissances, de l’expérience et de la formation nécessaires pour reconnaître les possibilités d’amélioration.

4. Plan d’action

Lorsque les bonnes choses sont observées, les possibilités d’amélioration et d’innovation peuvent être saisies et communiquées aux dirigeants. C’est à ce stade que les plans d’action et les programmes doivent être concrets et visibles afin que les dirigeants soient tenus de rendre compte de la mise en œuvre de ces plans. Cela permet d’instaurer un climat de confiance avec le personnel de première ligne et d’identifier et de résoudre les problèmes systémiques.

5. Suivi et révision

Exemples de culture d’amélioration continue et bonnes pratiques

De nombreux facteurs de l’équation doivent être équilibrés afin de maintenir l’élan de la construction et du maintien d’une culture d’amélioration continue. En outre, les investissements en temps, en argent et en outils contribueront grandement à rassurer les employés sur le sérieux de l’engagement des dirigeants et de la direction envers la culture qu’ils tentent de mettre en place. Par ailleurs, voici quelques exemples de la manière dont les entreprises peuvent mettre en œuvre une culture d’amélioration continue et s’assurer que chaque stratégie est alignée sur leurs objectifs :

• Événements Kaizen – Kaizen est un terme japonais qui signifie « changement pour le mieux » ou « amélioration continue ». Il implique l’organisation d’ateliers ou d’événements ciblés au cours desquels les employés se réunissent pour identifier et mettre en œuvre des améliorations dans des processus ou des domaines spécifiques. Ces ateliers suivent généralement une approche structurée, telle que le cycle Planifier-Faire-Vérifier-Agir (PDCA), et encouragent la collaboration interfonctionnelle.

• Programmes de suggestions des employés – Cet effort peut impliquer la création d’une plateforme en ligne ou d’enquêtes de suggestions où les employés peuvent soumettre leurs idées, qui sont ensuite examinées, évaluées et mises en œuvre si elles sont jugées viables. Reconnaître et récompenser les employés dont les suggestions sont mises en œuvre peut motiver davantage les autres à contribuer.

• Méthodologies agiles – Les méthodologies agiles, telles que Scrum ou Kanban, mettent l’accent sur les retours d’information fréquents, la collaboration et l’adaptabilité. Elles permettent aux équipes d’évaluer et d’affiner régulièrement leurs processus de travail, ce qui conduit à une amélioration continue.

• Gemba Walk – Gemba est un terme japonais qui signifie « l’endroit réel » ou « l’endroit où le travail se fait ». Les marches Gemba impliquent que les dirigeants ou les managers se rendent sur le lieu de travail réel pour observer et comprendre les défis, identifier les inefficacités et recueillir des idées d’amélioration directement auprès des travailleurs de première ligne qui sont les plus familiers avec les processus.

• Mesure des performances et analyse des données – En surveillant les indicateurs clés de performance (KPI), les organisations peuvent identifier les tendances, les goulets d’étranglement ou les domaines où les performances sont insuffisantes, afin d’apporter des améliorations ciblées et de prendre des décisions fondées sur des données probantes.

• Cercles de qualité – Il s’agit de petits groupes d’employés qui se réunissent régulièrement pour identifier et résoudre des problèmes liés au travail. Ils se concentrent sur les initiatives d’amélioration de la qualité et permettent aux employés de s’approprier le processus d’amélioration continue.

• Examens postérieurs à la mise en œuvre – Il s’agit d’évaluer les résultats, de recueillir les réactions des parties prenantes et d’identifier les enseignements tirés afin d’affiner les processus et d’assurer un apprentissage continu.