Processus métiers : rationalisez vos opérations commerciales

Que sont les processus métiers ?

Les entreprises ont de nombreux éléments mobiles qui doivent tous bien fonctionner ensemble pour réussir. Pour rationaliser cette coordination, les entreprises s’appuient sur des processus. Les processus métiers sont les étapes et les procédures spécifiques suivies pour accomplir une tâche ou atteindre un objectif. Par exemple, le recrutement d’un nouvel employé peut comprendre la publication d’une offre d’emploi, l’examen des CV, la conduite d’entretiens et la présentation d’une offre d’emploi. En définissant et en documentant clairement ces processus, les entreprises peuvent s’assurer que les tâches sont effectuées de manière efficace et effective.

En outre, des processus métiers bien conçus peuvent aider les entreprises à améliorer leur rentabilité en réduisant les déchets et en optimisant les ressources. Des processus d’entreprise sains ne feront que devenir plus essentiels à mesure que la gestion des entreprises devient plus complexe.

Termes communs

De nombreux termes différents décrivent les divers aspects des processus métiers, et il est essentiel de comprendre ces termes pour gérer efficacement l’entreprise. Voici quelques méthodes courantes liées à des termes commerciaux :

Modélisation des processus d’affaires

Il s’agit d’une représentation graphique ou structurelle du flux d’activités de l’organisation ou de la fonction. Son objectif le plus important est de documenter et d’établir une base de référence pour le flux actuel des activités afin de repérer les améliorations et les perfectionnements qui permettront d’accomplir les tâches plus rapidement.

Amélioration des processus d’entreprise

Il s’agit d’un cadre de gestion pour la planification stratégique à long terme. Il vise à modifier les procédures de l’entreprise en fonction des opérations, des niveaux de complexité et des capacités des employés afin de rendre le processus plus significatif, plus efficace et plus bénéfique au développement global de l’entreprise.

Il s’agit d’une approche plutôt radicale pour redécouvrir des moyens plus efficaces de mener les processus d’entreprise, et non de procéder petit à petit. La cartographie de la chaîne de valeurs est le point de départ, et son objectif premier est de relier les ressources informatiques aux objectifs de l’entreprise.

Réingénierie des processus métiers

Après une analyse approfondie, une refonte complète des procédures commerciales afin d’obtenir un impact significatif. Il s’agit d’identifier l’inefficacité fondamentale et d’éliminer les activités qui n’apportent aucune valeur aux processus, ainsi que de mettre en œuvre un changement de fond en comble dans la façon dont les processus sont conçus afin de réaliser une transformation globale.

Optimisation des processus d’affaires

Elle utilise des technologies d’analyse et d’exploration des processus d’entreprise pour éliminer les goulets d’étranglement et autres inefficacités importantes d’un processus en le transformant.

Cartographie des processus d’affaires

Il s’agit de la méthode permettant d’enregistrer, de clarifier et de décomposer les procédures du processus en phases logiques. La cartographie peut être réalisée sous forme écrite ou à l’aide d’organigrammes.

Analyse des processus métiers

Il s’agit de déterminer les solutions à choisir en fonction des besoins et des exigences de l’entreprise. Elle peut prendre la forme d’une amélioration des processus, d’un développement des politiques, d’un changement organisationnel ou d’une planification stratégique.

Intégration des processus d’affaires

C’est la capacité de créer un modèle de processus qui spécifie la séquence, la hiérarchie, les événements, la logique d’exécution et le mouvement des données entre les systèmes d’une même organisation.

Simulation de processus d’affaires

Analysez les performances de vos processus, vérifiez la conception des processus, identifiez les goulets d’étranglement, testez les changements et découvrez comment un processus fonctionne dans diverses conditions avec différentes données grâce à cet outil.

Transformation des processus d’affaires

Il s’agit d’une refonte complète d’un ensemble d’activités nécessaires pour atteindre un objectif commercial particulier. Elle garantit que les employés, les objectifs, les méthodes et les technologies de plusieurs entreprises sont en phase.

Flux de processus d’affaires

Il s’agit d’une illustration visuelle de la procédure que vous êtes en train de développer. Il s’agit généralement d’une représentation sous forme de formulaire ou d’organigramme. Chaque flux de processus d’entreprise est constitué d’étapes, et chaque étape comporte des champs (ou actions) à réaliser.

Suivi des processus d’affaires

La surveillance active des processus et des activités permet à la direction de se faire une idée des transactions et des procédures importantes au sein d’une organisation. Cela aide la direction à déterminer dans quelle mesure les opérations et les objectifs commerciaux de l’entreprise sont alignés.

Processus d’affaires vs. procédure d’affaires vs. fonction d’affaires

Qu’il s’agisse d’une petite ou d’une grande entreprise, toute organisation comprend divers processus, procédures et fonctions. Chacun d’entre eux joue un rôle crucial dans le bon fonctionnement de l’organisation. Mais quelle est la différence entre ces trois termes ?

Les processus opérationnels sont les activités primordiales de l’organisation pour produire un produit ou un service. Par exemple, prendre des matières premières et les transformer en produits finis est connu comme le processus de production dans l’industrie industrie.

Les procédures d’entreprise, quant à elles, sont les étapes spécifiques qui doivent être suivies pour mener à bien un processus d’entreprise. Il y aurait des procédures comme le contrôle de la qualité et l’assemblage dans l’exemple du processus de production.

Les fonctions commerciales sont les tâches qui soutiennent un processus ou une procédure commerciale. Dans l’exemple du processus de production, les fonctions peuvent inclure la gestion des stocks ou la programmation des travailleurs.

En bref, les processus d’entreprise sont la vue d’ensemble, les procédures sont les étapes spécifiques nécessaires à la réalisation de ces processus et les fonctions sont les tâches de soutien qui assurent le bon fonctionnement de l’ensemble.

Raisons principales d’avoir des processus métiers bien définis

Les entreprises ont besoin de processus bien définis pour plusieurs raisons. Voici quelques-unes des plus importantes :

• Déterminer les activités nécessaires pour atteindre les objectifs commerciaux de votre entreprise.

• Augmenter l’efficacité et la productivité

• Rationaliser le flux d’informations entre les personnes, les fonctions et les départements.

• S’assurer que toutes les autorisations requises ont été faites pour allouer et utiliser les ressources correctement

• Maintenez vos opérations sur la bonne voie en évitant les perturbations de vos activités quotidiennes.

• Créez un ensemble de procédures standard pour l’exécution des activités qui sont vraiment essentielles pour votre entreprise.

Exemples de processus d’affaires

Diverses catégories divisent les processus d’affaires, les trois plus fréquemment utilisées étant les suivantes :

Processus opérationnels

Également connu sous le nom d’opérations primaires, il gère les activités fondamentales et la chaîne de valeur et fournit de la valeur au consommateur en l’aidant à produire un produit ou un service. Les procédures opérationnelles sont des activités cruciales de l’entreprise qui contribuent à la réalisation des objectifs de l’entreprise, tels que la génération de revenus.

Les processus opérationnels sont les suivants : commandes des clients, paiement des biens et services et suivi des comptes bancaires.

Processus de soutien

Les processus de back-office des fonctions commerciales qui assurent le fonctionnement de l’entreprise sont appelés processus secondaires. La distinction entre les procédures opérationnelles et les procédures de soutien est que les procédures de soutien n’apportent pas immédiatement une valeur ajoutée aux clients.

Les processus de soutien sont les suivants : les ressources humaines, la comptabilité et la sécurité au travail.

Processus de gestion

Les processus de gestion sont les activités liées aux opérations et aux systèmes de l’entreprise. Les processus de gestion ne fournissent pas de valeur directement aux clients comme les autres processus de soutien.

Il s’agit de procédures de gestion : communication interne, gouvernance, planification stratégique, budgétisation, infrastructure ou gestion des capacités.

Par ailleurs, certaines entreprises et certains dirigeants préfèrent classer les processus sous les rubriques suivantes :

• Processus d’affaires en comptabilité et en finance

• Développement des affaires Processus d’affaires

• Processus d’affaires de la gestion des RH

• Processus commerciaux de marketing et de vente

• Processus de livraison des produits

Les étapes du cycle de vie des processus d’affaires

Pour avoir un processus d’entreprise efficace, vous devez suivre les étapes du cycle de vie du processus d’entreprise. Ce cycle se compose des phases suivantes :

Étape 1 : Dressez la liste de vos objectifs

La première étape consiste à identifier vos objectifs. Que voulez-vous atteindre avec vos processus d’entreprise ? Une fois que vous avez placé vos objectifs organisationnels, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Étape 2 : Définir vos processus et les planifier

Dans cette étape, vous devrez définir les processus spécifiques que vous utiliserez pour atteindre vos objectifs. Veillez à documenter chaque processus en détail afin de pouvoir vous y référer ultérieurement.

Étape 3 : Assigner les parties prenantes et prendre des mesures

Après avoir défini vos processus, il est temps de désigner les parties prenantes et de passer à l’action. Déterminez qui sera responsable de chaque tâche et assurez-vous qu’il dispose des ressources nécessaires pour accomplir le travail.

Étape 4 : Vérifiez que tout fonctionne correctement.

Pour le tester, exécutez la procédure à petite échelle. Gardez un œil sur les éventuelles lacunes et apportez des modifications si nécessaire.

Étape 5 : Mise en place de la procédure

Exécutez le processus dans un scénario du monde réel. Maintenez des lignes de communication ouvertes et donnez des instructions à toutes les parties.

Étape 6 : Gardez un œil sur les résultats

Maintenant que vous avez mis en place le processus, le suivi des résultats commerciaux est essentiel. Comparez les résultats à vos objectifs et apportez les modifications nécessaires. Les outils de veille stratégique peuvent vous aider à simplifier ce processus.

Étape 7 : Répétez le processus

Si le processus peut remplir ses objectifs, vous pouvez le répéter et l’utiliser pour d’autres processus d’entreprise.